Wie digital sollte man als Eventagentur sein?

Das Thema Digitalisierung begegnet uns nahezu überall, die Veränderungen und Innovationen überschlagen sich förmlich und der Fortschritt ist scheinbar unaufhaltsam. Vieles was früher ein Mensch erledigt hat übernimmt heute eine Maschine, zuverlässiger und gleichmäßiger – doch ist das auch im Eventbereich ein Thema?

Eine  Vielzahl dieser Entwicklungen stellt sicher eine deutliche Erleichterung in den unterschiedlichen Branchen dar, bei anderen fragt man sich allerdings auch, ob die Welt darauf tatsächlich gewartet hat. Der Wettlauf zwischen Mensch und Maschine ist ein spannendes Thema, das immer schneller wird, der Fortschritt ist kaum aufzuhalten – und manchmal auch fast ein wenig Angst einflößend. Wichtig ist generell im Blick zu behalten, wo es ratsam ist Maschinen einzusetzen und an welchen Stellen dennoch der Mensch unersetzlich ist, was man digital lösen kann, oder doch besser ganz analog auf dem Flipchart visualisiert. Digitale Trends schießen aus dem Boden wie Unkraut, doch nicht jeder davon muss auch verfolgt werden, und nicht jede vielversprechende Innovation macht auch tatsächlich für jede Branche Sinn. Das Thema der Notwendigkeit haben wir mit Bezug auf das Eventmanagement mal genauer beleuchtet. Was ist in unserern Augen sinnvoll, womit kann man ein Event tatsächlich aufwerten, oder aber den Organisationen merklich das Leben erleichtern? Wogegen können wir uns erfolgreich wehren und welche Gimmicks sind eigentlich schon heute unverzichtbar?

Welche digitalen Tools sind interessant für das Eventmanagement, welche neuen Chancen und Herausforderungen lauern in der Digitalisierung?

Das Kernproblem ist, dass die Erwartungen an ein Event mit der fortschreitetenden Digitalisierung prozentual mitwachsen. Kaum etwas geschieht mehr ausschließlich hinter verschlossenen Türen, außer es handelt sich um sensible Projekte mit Verschwiegenheitsklauseln. Mittels der sozialen Medien werden Informationen in Echtzeit in der Welt verteilt. Was gestern noch eine Innovation war, ist heute schon im ganzen Netz bekannt. Schnell wird mal eben das Essensbuffet oder der Keynote-Speaker bei Instagram gepostet, oder ein Tweet zum aktuellen Thema auf der Bühne in die weite Welt des Internets geschickt. Von Seiten der Teilnehmer ist also in der Regel ein gewisses Interesse und Ausmaß an Digitalisierung bereits gegeben – doch wie sieht es auf der Seite der Organisatoren aus?

Generell muss man bei der Planung eines Events abwägen, welche Tools sinnvoll sind, was man an digitalen Technologien einsetzt und an welcher Stelle es aus Kosten- Nutzen- Sicht oder anderen Gründen sinnvoll ist, auf Altbewährtes zurückzugreifen. Oft macht es hier die gesunde Mischung aus digital und analog – je nach Anforderung, Anlass und Zielgruppe der Veranstaltung. Wer meint es muss alles unabhängig von diesen Faktoren nun nur noch digital ablaufen und jeden Hype mitnehmen möchte, der schafft es vermutlich nicht, nachhaltige Eventkonzepte zu gestalten die restlos begeistern und das Budget nicht sprengen – ein wenig analog und menschlich muss das Ganze schon bleiben finden wir.

Als überregional agierende Eventagentur mit über 15 Jahren Erfahrung, deren Gründer ursprünglich aus dem Outdoorbereich kommen, haben wir lange versucht uns hier ganz rauszuhalten. Doch das ist wohl eher vergleichbar mit der Pferdekutsche im Vergleich zu unseren VW-Bussen – ein Smartphone besitzen wir mittlerweile schließlich auch alle seit vielen Jahren und möchten dessen Vorzüge auch keinesfalls mehr missen. Jedoch wägen wir bei unseren Projekten grundsätzlich ab, was wir für sinnvoll erachten und wovon wir uns einen Mehrwert versprechen für unsere Arbeit oder die jeweilige Veranstaltung, anstatt auf jeden Zug mit aufzuspringen. Im Folgenden möchten wir aufzeigen, was wir am Thema Digitalisierung durchaus zu schätzen gelernt haben und welche Tools wir mittlerweile, mal mehr mal weniger häufig, einsetzen. Nicht selten sind es auch unsere Kunden, die neue Technologien mit in die Veranstaltung bringen, weil sie in diesem Bereich tätig sind und auf diese Weise ihre Arbeit demonstrieren können – hier lassen wir uns auch immer wieder gerne von neuen Möglichkeiten überzeugen.

Teilnehmermanagement – digital und transparent

Doch fangen wir von vorne an was die Umsetzung einer Veranstaltung angeht, bei der Einladung und dem Teilnehmermanagement. Software einzusetzen für das Teilnehmermanagement gehört bei größeren Events schon lange zum Standart, doch auch in diesem Bereich schreitet die Technik rasant voran und sogenannte Event-Apps werden immer umfangreicher und funktionaler. Eine deutliche Arbeitserleichterung spürt man bereits, wenn man mittels eines solchen Programms wegkommt von der klassischen Excel-Tabelle, die mehrere Seiten füllt und komplett unübersichtlich ist. Welcher Projektleiter hat nicht schon mal versucht, einem Monstrum an Tabelle auf mehreren Seiten ausgedruckt Herr zu werden. Hier bieten Apps und Softwarelösungen definitiv zahlreiche Vorteile und können je nach Art der Lösung sämtliche Zusatzleistungen wie Übernachtungen, Unverträglichkeiten, individuelle Anreise und Sonderwünsche mit abbilden.

Eine derartige Software einzusetzen für das Teilnehmermanagement zum Beispiel bei einem größeren Meetings bietet zahlreiche Vorteile im Vorfeld, aber auch bei der Nachbereitung einer Veranstaltung. Übersichtlich wird hier angezeigt, wie viele Teilnehmer bereits zugesagt haben, was es beim Einzelnen zu beachten gibt und wem man vielleicht besser nochmals einen Reminder zusendet, bevor die Anmeldefrist verstrichen ist. Selbstverständlich läuft über die App auch das Ein- und Auschecken, so dass ich zu jedem Zeitpunkt weiß, wie viele Menschen sich gerade auf der Veranstaltung befinden.

Der komplette E-Mail Versand läuft meist ebenfalls über die Software, einmal ein Design erstellt ist der weitere Schriftverkehr ein Leichtes. Einladung und Agenda, Änderungen im Programm, Details zur Anfahrt etc., all das kann über dieses Tool an die Teilnehmer kommuniziert werden, und zwar zielgenau nur an die, die auch zugesagt haben. Personalisiert und DSGVO- konform. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, mit den Teilnehmern in einen Dialog zu treten, wichtige FAQs zu beantworten und Feedback nach dem Event einzuholen. Je nach Wahl der Event-App kann diese auch am Tag der Veranstaltung als Navigator genutzt werden. Das Programm lässt sich einsehen und nach den eigenen Interessen klassifizieren, mittels Push-Benachrichtigungen wird auf Wunsch auf den nächsten interessanten Vortrag hingewiesen.

Auch nach dem Event kann die Software / App eingesetzt werden, um weiter mit den Teilnehmern in Kontakt zu bleiben, beispielsweise um sich Feedback einzuholen, oder Bilder und Inhalte von der Veranstaltung zu teilen.

Interaktion – Digital und in Echtzeit

TED Abstimmungen sind ein bereits länger bekanntes Tool, welches gerne bei Vorträgen zur Abstimmung eingesetzt wird. Doch heute braucht es diese zusätzlichen Geräte nicht mehr, da jeder im Besitz eines Smartphones ist, das wesentlich mehr Möglichkeiten bietet. Mittels einer EventApp können die Teilnehmer aktiv in das Geschehen eingebunden werden, direkt und in Echtzeit interagieren. Mit den smarten Produkten, die es heute auf dem Markt gibt ist es selbst möglich, dass die Teilnehmer mit Hilfe ihrer Handys eine Lightshow steuern. Social Walls ermöglichen den Austausch während eines Events und die direkte Interaktion mit Teilnehmern und Veranstaltern. Über die App hat jeder jederzeit die Möglichkeit Fragen zu stellen, welche in der Regie aufpoppen und (ggf. selektiert und gebündelt) direkt auf die Leinwand gespielt werden können.

Unglaubliche Möglichkeiten auch auf kleinstem Raum

Auch die Themen Virtual-Reality und Augmented-Reality und die damit verbundenen Technologien halten zunehmend Einzug im Eventbusiness. Mittels einer VR- Brille ist es heute möglich in alle erdenklichen Welten und Szenarien einzutauchen. Dem Besucher können tiefe Einblicke gewährt werden beispielsweise im Automobilbereich in eine neue Modellbaureihe, oder ein virtueller Rundgang durch ein neues Gebäude – der virtuellen Realität sind hier keine Grenzen gesetzt. Platzsparend und flexibel, faszinierend und zu Beginn auch etwas gewöhnungsbedürftig stehen den Besuchern völlig neue Möglichkeiten offen.

Doch auch bei Veranstaltungen ist trotz dem Internet of things (IoT) und der virtuellen Realität der Mensch unverzichtbar. Die digitalen Anwendungen eröffnen neue Möglichkeiten und dienen als Unterstützung bei der Präsentation von Produkten und Dienstleistungen, sorgen für den Wow-Effekt und begeistern die Besucher, doch den Mitarbeiter der sich damit auskennt und Rede und Antwort stehen kann braucht es umso mehr.

Sich mitteilen und dabei sein, selbst am Schreibtisch

Einen großen Stellenwert nehmen heute wie bereits angerissen überall die sozialen Medien ein. Ob Facebook, Instagram oder andere Plattformen, hier wird diskutiert, eingecheckt, kommentiert und live mitgeschnitten. Auf diese Weise werden sämtliche räumlichen und zeitlichen Grenzen überschritten und Inhalte mit rasanter Geschwindigkeit in die Welt übertragen. Auch ein live Mittschnitt ist eine Möglichkeit, das Publikum merklich zu vergrößern, oder die Mitarbeiter die am Arbeitsplatz sein müssen dennoch mit abzuholen. Eigentlich muss heute keiner mehr was verpassen, die Möglichkeiten dabei zu sein sind vielfältig.

Auch Bewertungen und Feedback kann man sich heute mit diversen Tools online einholen und ansehen, ein Austausch der Teilnehmer zu bestimmten Themen kann zum Beispiel über eine App fokussiert und unterstützt werden.

Auch bei unseren Team Programmen greifen wir ab und an zu digitalen Lösungen und bauen ein Smartphone oder Tablet mit ein in die Aufgabenstellung, allerdings immer in Kombination mit Aktivitäten und analogen Aufgabenstellungen. Aber auch heute noch gehen wir gerne mit den Teilnehmern ausschließlich mit GPS Geräten ausgerüstet auf Orientierungstour – die Mischung macht’s!