Hybride Events – das neue Veranstaltungsformat von morgen?

Es ist vermutlich nicht übertrieben zu sagen, dass sich der gesellschaftliche Alltag seit Jahresbeginn grundlegend verändert hat. Das trifft auch und im Besonderen auf die wirtschaftliche Lage zu. Besonders die Event-Branche ist ein von der Pandemie extrem betroffener Sektor. Nahezu als erste Branche wurde die Eventbranche durch die Pandemie getroffen und wird wohl auch eine der letzten Branchen sein, die wieder aus der Krise kommt. Jetzt ist Kreativität und Umdenken gefragt, um sich über Wasser zu halten, aber vielleicht auch um neue Konzepte ins Leben zu rufen. Ein Ansatz, der sich nahezu aufdrängt ist die Digitalisierung von Events, oder aber die Mischung aus digitalen und analogen Liveevents, sogenannte hybride Events.

Was es mit hybriden Veranstaltungen auf sich hat und ob diese einen Weg aus der Krise darstellen können, darum geht es in diesem Beitrag.

Was ist ein hybrides Event?

Die Mischung macht’s

Bei hybriden Lösungen geht es nicht darum, verschiedene Attribute willkürlich miteinander zu verbinden. Das streben nach Synergieeffekten ist das, was hybride Lösungen einzigartig macht. Synergieen zu bilden bedeutet, dass man nach Möglichkeiten sucht, möglichst viele nützlichen Eigenschaften verschiedener Methoden miteinander zu verbinden.

Die Vorteile aus unterschiedlichen Methoden miteinander in Einklang zu bringen erfordert einiges an Kreativität, führt in vielen Fällen jedoch zu einem lohnenswerten Output. Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass allein der Begriff „hybrides Event“ in den letzten Jahren bei der Planung wenig bis keine Rolle spielte. „Zu teuer!“, „Wieso sollen wir etwas verändern? Wir machen das schon immer so!“ – diese Aussagen stehen repräsentativ für die Haltung neuen Konzepten gegenüber, insbesondere hybriden Veranstaltungen in den letzten Jahren. Aber da gab es die Notwendigkeit auch nicht wirklich – das sieht seit März 2020 anders aus und das Thema nimmt rasant Fahrt auf.

Wie so oft im Leben: die Mischung macht’s!

Hybride Events – eine neue Idee?

Machen wir es kurz: die Idee, hybride Veranstaltungen umzusetzen, ist nicht erst durch den Virus-Lockdown entstanden. Die Digitalisierung der Wirtschaft macht auch vor der Eventbranche nicht halt. Zunehmende Vernetzung im Internet der Dinge, intensive Nutzung mobiler Endgeräte sowie der Ausbau des Glasfaser- und Mobilfunknetzes: sie alle gelten als Triebkräfte der Digitalisierung und haben unseren Alltag in den letzten Jahren stark beeinflusst. Der Ruf nach digitalen Lösungen, individuell anpassbaren Angeboten für Teilnehmer und standortübergreifende Veranstaltungen nahm in der Vergangenheit stetig zu. Es wird der Eindruck gewonnen, als fehlte es bisher schlicht an Mut. Mut im Hinblick darauf, innovative und womöglich unübliche Konzeptentwicklungen voranzutreiben. Fraglich bleibt, worauf diese Zurückhaltung zurückzuführen ist. Allein die Tatsache als Ursache anzuführen, dass die Konservierung des etablierten Status-Quo als Begründung betrachtet wird, erscheint eindimensional und oberflächlich.

Als Gegenpol zu einem analogen Live-Event, gibt es bei rein digitaler Umsetzung keine Einschränkung dahingehend, wie viele Personen an dem Event teilnehmen können. Alle Elemente der Veranstaltung werden digital abgebildet und der Zielgruppe online zur Verfügung gestellt. Der Upload der Inhalte erfolgt dabei nach einem festen Plan, ähnlich zu einem Event-Timetable. Rein digitale Formate haben aber im Vergleich zu Präsenz-Veranstaltungen einen entscheidenden Nachteil. Eventagenturen müssen sich genau überlegen, wie sich Inhalt und Ablauf des Präsenz-Formats in den virtuellen Raum übertragen lassen. Denn: digital bedeutet nicht gleich digital. Es ist in der Umsetzung ein entscheidender Unterschied, ob es um eine Live-gestreamte Podiumsdiskussion (Panel) geht oder ob die Panels vorab bereits aufgezeichnet werden konnten.

Wir machen das schon immer so!

Super, dass es bisher gut funktioniert. Dennoch stellt sich die Frage: na und? Wieso nicht den eigenen Blick erweitern und über den Tellerrand hinaus blicken? Prinzipiell ist das Phänomen, dass einige Unternehmen träge in Bezug auf Veränderungen reagieren nicht neu. Außerdem auch nicht wirklich überraschend, denn Unternehmen werden von Menschen geleitet und können demnach maximal so reagieren, wie diejenigen, die an ihrer Spitze stehen. Was muss also passieren, dass sich Kunden und Dienstleister auf neue Konzepte einlassen?

Es gibt verschiedene Ursachen, die für eine grundsätzlich schleppend verlaufende Annäherung von älteren Erwerbstätigen mit digitaler Technologie verantwortlich gemacht werden. Sicherlich liegt ein Teil des Problems darin begründet, wie sie die persönliche Haltung in Bezug auf Technik und EDV äußert. Folgt man den Aussagen diverser Literaturquellen, scheinen die digital Immigrants ein gewisses Maß an Voreingenommenheit gegenüber technologischen Neuerungen zu besitzen, was sie in ihrer Adaptionsfähigkeit in Bezug auf die Technologien einschränkt. Nicht selten mündet dies in einer Art der Verweigerung gegenüber dem – vor allem technischen – Fortschritt.

Den Kunden gerecht werden

Der Anteil der digital Immigrants ist im Vergleich zur stetig wachsenden Zahl der digital Natives abnehmend – für Eventplaner sollte dies nicht gleichbedeutend damit sein, keine Ressourcen in die Erreichung dieser digital nur mäßig vertrauten Personen zu investieren. Die Herausforderung besteht letzten Endes darin, eine Lösung zu schaffen, die allen Beteiligten des Klientels gerecht wird. Nicht zuletzt durch den Einsatz von Event-Apps eröffnen sich neue Perspektiven für Veranstaltungen. Personalisierte Eventkalender für die Teilnehmer, Live-Voting und Feedback-Queues – Komponenten, die unterschiedliche Dimensionen des Teilnehmererlebnisses bieten. Hybride Events verstehen sich nicht als isoliertes Konzept einer Variante – analog oder digital. Durch die Vernetzung beider Bereiche können wesentliche Vorteile aus beiden Ansätzen kombiniert werden.

Unsere Idee für Ihre hybride Veranstaltung

Gemeinsam mit unserem Partner b&b Eventtechnik haben wir uns Gedanken dazu gemacht, wie Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern in der aktuellen Zeit dennoch durchführbar sind. Als Grundkonzept gehen wir von einer Konferenz bzw. Tagung aus, die aus verschiedenen Elementen besteht. Die Basis bildet die hybride Eventlocation Gate22 in der Nähe des Stuttgarter Flughafens. Mit einem großen Streamingstudio, das ausreichend Platz für ein Live-Publikum bietet, und weiteren Räumen für Live-Schaltungen oder Meetings in kleiner Runde – Gate 22 bietet ein gelungenes Rundumkonzept, das unterschiedlichste Formate im Business-Kontext zulässt.

Die teilnehmenden Personen haben die Möglichkeit die Speaker live zu erleben und im Anschluss an sogenannten Breakout-Sessions teilzunehmen. Breakout-Sessions sind kleine Events innerhalb der Rahmenveranstaltung, die dem fachlichen Austausch dienen und von Teilnehmern oftmals zu Networking-Zwecken verwendet werden. Aber auch die Personen, die nicht vor Ort sind, können alle Termine und Angebote via Live-Schaltung online wahrnehmen.

Unser Partner  b&b Eventtechnik haben aus der Not eine Tugend gemacht und eine als Lager gedachte Halle zum hochtechnisierten Streamingstudio umgebaut. Wir haben dazu mit den beiden Geschäftsführern, David Beck und Sebastian Schäffler, ein Interview geführt.

Neben der Nutzung als Live-Studio kann die Location auch dazu genutzt werden, um Film- und Tonmaterial für eine Online-Veranstaltung aufzuzeichnen. So können verschiedene Formate, wie z.B. Podcast, Trailer, Podiumsdiskussionen oder andere, aufgezeichnet werden und später den Teilnehmern online zur Verfügung gestellt werden.

Hybride Veranstaltungskonzepte eignen sich besonders…

… für Veranstaltungen, die einem festen Plan folgen. Statische Veranstaltungen wie Konferenzen oder Meetings lassen sich schneller und auf einem höheren Qualitätsniveau hybrid umsetzen. Teamevents sind in der Regel weniger statisch. Das betrifft sowohl den zeitlichen Ablauf als auch den Aktionsgrad für die die Teilnehmer. Was nicht nicht heißen soll, dass es gänzlich unmöglich ist, Teamevents mit einer Mischung aus digitalen und analogen Elementen durchzuführen. Unserer Ansicht nach ist es dennoch etwas anderes, ob der Fokus einer Veranstaltung auf der zwischenmenschlichen Stärkung des Team beruht, oder ob Interaktion während eines Events auf anderem Wege erfolgen soll. Interaktion während einer hybriden Veranstaltung herzustellen ist auf technischem Wege nicht weiter schwierig. Teilnehmern*innen können sich live vor Ort durch Fragen einbringen, oder von zuhause über die Event-App der Veranstaltung.

Werden hybride Events bisherige Live-Konzepte verdrängen?

Fest steht, dass die Bemühungen, Veranstaltungen digitaler bzw. digital zugänglicher zu gestalten, einen großen Entwicklungsschub bekommen haben. Unabhängig davon, ob Endkunden oder Eventschaffende – sie alle sehen sich gezwungen, das unliebsame Projekt „digitale Transformation“ umzusetzen. Sicher hat die Krise bisher gezeigt, dass sich durch Vernetzung und den Einsatz technischer Hilfsmittel einige Chancen ergeben können. Die wesentlichen Erkenntnisse betreffen Themen wie Zusammenarbeit, digitale Bildung, sowie Austausch und Interaktion im Allgemeinen.

Man sollte sich über eines klar werden: die globale Virus-Pandemie hat viele Bereiche beeinflusst, mitunter auch die Kundenbedürfnisse. Gerade dann, wenn es um die Frage geht, ob analoge Events zunehmend durch immer digitalisierter Konzepte abgelöst werden, spielt das Thema Kundenbedürfnis eine große Rolle. Es sind nicht wir Eventmanager, die das Konzept oder den Rahmen vorgeben. Unsere Kunden sind diejenigen, die mit einer ersten Idee zu uns kommen und wir sie dann bei der Realisierung ihres Events unterstützen.

Meeting

Die Pandemie hat gezeigt, dass einige Bedürfnisse auf Kundenseite vor den Einschränkungen durch den Lockdown schlichtweg keine, oder zumindest eine untergeordnete Rolle gespielt haben. Dazu zählt in jedem Fall die Durchführung von digitalen Events, Meetings oder Messen. Sicherlich werden einige Elemente, die in den letzten Monaten besonders für digitale Veranstaltungen entwickelt wurden, auch in Zukunft eine Rolle spielen. Es erscheint jedoch äußerst eindimensional anzunehmen, dass sich innerhalb dieser kurzen Zeit die Veranstaltungslandschaft komplett verändert hat. Sicher ist derzeit ein Ungleichgewicht zwischen hybriden/digitalen Veranstaltungen und analogen Veranstaltungen festzustellen.

Live-Events kommen nicht aus der Mode

Wir sind jedoch davon überzeugt, dass die meisten Veranstaltungsformate in ihrer ursprünglichen Form zurückkommen werden, wenn es einheitliche Regelungen für die Durchführung gibt. Darüber hinaus dauert es seine Zeit, bis sich die Gesellschaft einen verantwortungsvollen Umgang mit dem Virus zurechtgelegt hat und Ängste sich in Respekt umgewandelt haben. Mit Kreativität und dem Wille, konsequent auf das Thema Digitalisierung zu setzen, ergeben sich neue Möglichkeiten, auch nach der Krise. Live-Events haben noch lange nicht ihr Ablaufdatum erreicht, können aber enorm durch Event-Apps und multimedialer Kommunikation profitieren. Die Krise hat gezeigt, dass sich die Bedürfnisse der Kunden verändert haben und das sicher auch in Zukunft werden. Wohin die Reise geht kann aus heutiger Sicht niemand voraussehen. Die Krise schafft die Notwenigkeit zu digitalem Handeln und drängt gerade im Eventbereich zu mehr Einsatz von neuen Konzepten. Ob diese ausschließlich digitale sein müssen? Wohl kaum, denn es hat sich gezeigt, dass der Schlüssel zum Erfolg in der Kombination der Vorteile aus beiden Ansätzen liegt.

Sebastian Bohner