Herbst bedeutet Planungszeit für’s nächste Kick-Off Event

Eine Kick-Off Veranstaltung kann auf vielfältige Weise umgesetzt werden: ob sie zu Beginn von einem neuen Projekt steht oder den Anfang des neuen Geschäftsjahres einläutet, spielt keine Rolle. Wie bereits im letzten Jahr möchten wir die Gelegenheit nutzen und den Herbst dazu nutzen, den Blick langsam und vorsichtig auf das neue (Geschäfts-)Jahr zu richten. Ein Jahr, 365 Tage sind viel Zeit, in der aus einer kleinen Idee eine große Veränderung werden kann.

Kick-Off Events folgen keinen klaren Regeln, sie werden individuell zu Ihren Anforderungen konzipiert. Sicherlich könnten die relevantesten Informationen in einem mehrstündigen Meeting präsentiert werden. Doch seien wir ehrlich: wichtige Inhalte in einen schnöden Frontalvortrag zu packen ist wenig Begeisterungserweckend. Und genau da präsentieren sich die Vorteile einer gut vorbereiteten Kick-Off Veranstaltung.

Sie sind sich nicht sicher, ob sich eine Kick-Off Veranstaltung für Sie auszahlen wird? Wir können Ihnen versichern, dass Sie gerade durch Ihre Zweifel prädestiniert für ein Kick-Off Event sind. Was sonst, wenn nicht Zweifel an der Sache gefährden den Erfolg des gesamten Projektes? Gerade dann, wenn umfangreiche Veränderungen auf Abteilungen oder vielleicht sogar das gesamte Unternehmen zukommen, ist es entscheidend, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und eine Einheit bilden. Es ist menschlich, dass man sich gedanklich damit auseinandersetzt, was einen in den kommenden Wochen erwarten wird. Erwartungen und Wunschvorstellungen, persönliche Ziele aber auch Ungereimtheiten machen sich breit und wollen eingeordnet werden. Eine Kick-Off Veranstaltung bringt Entscheidungsträger und Projektteams zusammen. Alle sitzen im gleichen Boot, keiner weiß genau, was gleich passieren wird. Darum sollten Sie diese vier Tipps beherzigen, um Ihrer Veranstaltung zu einem vollen Erfolg zu machen!

Stellen Sie klar, welche Relevanz das Projekt für die Abteilung oder Ihr Unternehmen hat

Setzen Sie Zeichen, damit Ihre Mitarbeiter erkennen, wofür Sie sich einsetzen sollen. Dieser Schritt ist wichtig, um eine gemeinsame Basis ebenso wie ein Grundverständnis für die Projekt-Ziele zu schaffen. Seien Sie sich nicht zu Schade und geben Sie den Mitarbeitern die Chance, ihre Fragen an die Verantwortlichen stellen zu können. An der Präsenz der Führungskräfte ist zum anderen einmal mehr ablesbar, dass das Projekt nicht als Modeerscheinung sondern als eine Weiterentwicklung mit bedeutendem Potenzial angesehen wird.

Unterstützen Sie ihre Mitarbeiter darin, den für sie vorgesehenen Platz in den Projektteams zu finden

Nicht selten bei Großprojekten sind die daran beteiligten Teams über diverse Standorte hinweg aufgeteilt. Nicht nur die Projektgruppen selbst, sondern auch Mitarbeiter der Teams arbeiten nicht zwangsläufig am gleichen Standort des Unternehmens. Sie sehen sich nur in unregelmäßigen Abständen, die Zeitspanne dazwischen ist oftmals mehrere Monate. Der Griff zum Telefon ist zwar zweckmäßiger, als lange Mails zu verfassen, kann den persönlichen Kontakt allerdings nicht ersetzen. Um eine Isolation einzelner Teams oder deren Mitarbeiter vom Team zu verhindern und schon vor der „heißen“ Projektphase eine Einheit zu bilden kann eine Phase des intensiven Kontakts Abhilfe schaffen. Die Auftaktveranstaltung als ideale Plattform für ein Kennenlernen sowie fachlichen und persönlichen Austausch, indem ausreichend Raum und Zeit durch verschiedene Meetings und Aktivitäten geschaffen wird.

Teamkultur: Priorität der eigenen Performance schenken oder den Teamgedanken leben?

Teams definieren sich sicherlich zum Teil über fachliche Inhalte, Qualifikationen oder Rollenbilder. Teamkultur spielt für den Erfolg einer Gruppe von Menschen eine erhebliche Rolle. Menschen, die die gleichen Ziele verfolgen sind nicht automatisch ein Team. Es geht vielmehr um Werte und Kultur. Wertschätzende Umgangsformen, die richtige Kommunikation und das auch in Stresssituationen erfolgreich aufrechtzuerhalten. Dafür ist es hilfreich, als erstes in Erfahrung zu bringen, wie das Team funktioniert. Welche Charaktere sind Teil der Gruppe? Wie beeinflussen sich die verschiedenen Verhaltensmuster? Wie ändert sich der Umgang in Extremsituationen und woran muss noch gefeilt werden, bevor die Teams auch kritische Projektphasen unbeschadet überstehen.

Achtung Ecke! Wie jeder Eckstoß zum (Tor-)Erfolg führt

Neben Teamgedanke und Co. steht eines fest: die Hardfacts des Projekts dürfen auf jeden Fall nicht zu kurz kommen. Die klassischen Eckpfeiler einer Kick-Off Agenda: Vorstellung des Projekts. In welchem konkreten Kontext im Unternehmen wird das Projekt eingebettet?  Ein paar Sätze hier zur Projektstruktur zu den anvisierten Zielen und Meilensteinen und jedem Anwesenden dürften Ziele und Projektphasen zumindest für’s Erste klar sein.  Der Anlass bietet sich an, den Fokus auf bestimmte Methoden und Arbeitsprozesse zu legen, wenn diese im Vorfeld festgelegt wurden. Somit ist man darum bemüht, eine gemeinsame Basis zu schaffen, sodass der Wissensaustausch so effizient wie möglich gestaltet wird. Alle profitieren davon und ziehen einen Mehrwert für sich und ihre Arbeit daraus.

Entsprechend unserer Philosophie „Herzschlag für Veranstaltungen“ hat für uns oberste Priorität, die Wünsche des Kunden in die Tat umzusetzen und eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen. Eine Atmosphäre, in der man glatt vergisst, dass man gerade arbeitet. Auf der anderen Seit überraschen wir unsere Kunden immer wieder aufs Neue. Egal ob wir über eine außergewöhnliche Location sprechen oder mit spannenden Teamaufgaben um die Ecke kommen. Wir geben unser Engagement, damit kein Event ist wie das andere. die schrittmacher sind Ihre Fullservice-Agentur – wir übernehmen die Organisation von Anreise bis hin zum kleinsten Detail. Wir möchten Sie herzlich dazu einladen in unserem Leistungsspektrum vorbeizuschauen, das nächste Kick-Off Meeting kommt bestimmt.

Sebastian Bohner

Sebastian Bohner

Junior Projektleiter bei die schrittmacher
"Der Mensch hat dreierlei Wege, klug zu Handeln: erstens durch Nachdenken, das ist das Edelste, zweitens durch Nachahmen, das ist das Leichteste, und drittens durch Erfahrung, das ist das Bitterste." - Konfuzius
Sebastian Bohner