Erfolgsfaktoren für Ihre Digitalevents

Machen wir es kurz: die Idee Digitalevents umzusetzen, ist nicht erst durch den Virus-Lockdown entstanden. Die Digitalisierung der Wirtschaft macht auch vor der Eventbranche nicht halt. Zunehmende Vernetzung im Internet der Dinge, intensive Nutzung mobiler Endgeräte sowie der Ausbau des Glasfaser- und Mobilfunknetzes: sie alle gelten als Triebkräfte der Digitalisierung und haben unseren Alltag in den letzten Jahren stark beeinflusst. Der Ruf nach digitalen Lösungen, individuell anpassbaren Angeboten für Teilnehmer und standortübergreifende Veranstaltungen nahm in der Vergangenheit stetig zu. Es wird der Eindruck gewonnen, als fehlte es bisher schlicht an Mut. Mut im Hinblick darauf, innovative und womöglich unübliche Konzeptentwicklungen voranzutreiben.

Alle Elemente der Veranstaltung werden digital abgebildet und der Zielgruppe online zur Verfügung gestellt. Der Upload der Inhalte erfolgt dabei nach einem festen Plan, ähnlich zu einem Event-Timetable. Rein digitale Formate haben aber im Vergleich zu Präsenz-Veranstaltungen einen entscheidenden Nachteil. Eventagenturen müssen sich genau überlegen, wie sich Inhalt und Ablauf des Präsenz-Formats in den virtuellen Raum übertragen lassen. Denn: digital bedeutet nicht gleich digital. Es ist in der Umsetzung ein entscheidender Unterschied, ob es um eine Live-gestreamte Podiumsdiskussion (Panel) geht oder ob die Panels vorab bereits aufgezeichnet werden konnten.

Ziele festlegen – am besten SMART

Würden Sie in einen Zug einsteigen ohne zu wissen, wo er hin fährt? Vermutlich nicht. Also planen Sie auch kein Digital-Event, ohne zu wissen, welche Ziele Sie damit erreichen wollen. Nur wer genau weiß, was er sich verspricht, kann geeignete Mittel finden, um diese Ziele auch zu erreichen. Deshalb investieren wir viel Zeit in das Gespräch mit unseren Kunden. Wir möchten wissen, wohin die Reise gehen soll. Welche inhaltlichen oder monetären Ziele verbinden Sie mit dem Event? Geht es Ihnen nur um dieses eine Online-Event, planen Sie eine Event-Reihe oder ist das Digital-Event der erste Schritt für nachgelagerte Aktionen? Die Ziele sind so vielfältig, wie die Kunden, die zu uns ins Studio kommen. Wir geben Ihnen genau die Unterstützung, die Sie brauchen.

Die Qual der Wahl – Wählen Sie die richtige Plattform für sich und Ihr Event

Machen Sie sich schon früh Gedanken über Ihre konkreten technischen Anforderungen. Viele Schwierigkeiten lassen sich vermeiden, wenn zu Beginn gut abgewogen wird, was Ihr Event wirklich verlangt. Die Wahl der richtigen Plattform ist hier ein besonders wirksamer Hebel. Nicht alles ist auf jeder Plattform einfach machbar. Die Entscheidung für die richtige Plattform schont Budget, Zeit und Nerven. Wir begleiten alle Digital-Events bereits von Anfang an engmaschig und prüfen immer wieder, ob sich das Vorhaben noch mit der Planung deckt. Je mehr Details in einer frühen Planungsphase festgelegt werden, desto besser.

Der Ton macht die Musik – Auf die Moderation kommt es an

Gehören Sie zu den Menschen, die vor der Kamera richtig aufblühen oder treibt Ihnen die Vorstellung unter hellen Studioleuchten in eine Kamera zu sprechen die Schweißperlen auf die Stirn? Wenn Sie feststellen, dass das Studio-Set nicht Ihr „natürlicher Lebensraum“ ist, dann holen Sie sich unbedingt jemanden dazu, auf den das zutrifft: einen professionellen Moderator. Ja, eine professionelle Moderation kostet Geld, schont aber ganz erheblich Ihre Veranstalter-Nerven. Zudem wirkt ein erfahrener Moderator wie ein sicherer Anker für unsichere Akteure am Set. Sie wissen nicht mehr weiter? Der Moderator holt sie charmant aus der Klemme. In jedem Fall wertet eine sichere Moderation Ihr Digital-Event erheblich auf.

Seien Sie kreativ!

Digital-Events stellen nicht nur andere Anforderungen als Präsenzveranstaltungen, sie bieten auch ganz neue Möglichkeiten. Diese sollten unbedingt kreativ genutzt werden, um das Publikum aktiv einzubeziehen und die Aufmerksamkeit hoch zu halten. Wir finden für alle Kunden kreative Lösungen, um Digital-Events die nötige Spannung und Interaktion zu verleihen, erstellen den Content und ein packendes Storytelling. Ganz gleich, mit welchem Thema Sie zu uns kommen; wir wissen, wie man es gut und visuell ansprechend inszeniert.

Überlassen Sie nichts dem Zufall – Übung macht den Meister, proben auch!

Ein Testlauf schadet nie. Wie viel Zeit Sie bei Ihrem Vorhaben für Proben und Testläufe einplanen sollten, lässt sich nicht verallgemeinern. Es kommt ganz auf Ihr Script, Ihre Ansprüche und vielleicht ein bisschen auf die Vorerfahrungen an. In jedem Fall möchten wir Ihnen empfehlen: Proben Sie und planen Sie entsprechend Zeit und Budget dafür ein.

Schaffen Sie Erinnerungen und Inhalte mit Mehrwert

Die Fülle an Online-Events führt dazu, dass es einige Teilnehmer nicht mehr ganz so genau mit ihren Zusagen nehmen. Um die No-Show-Quote bei Ihrem Digital-Event so niedrig wie möglich zu halten, sollten Sie unbedingt eine oder mehrere Event-Erinnerungen versenden. Diese eignen sich auch für kleine Teaser, die die Spannung und Vorfreude steigen lassen.

Abwechslung statt Wiederholung

Um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrecht zu erhalten oder um unterschiedliche Veranstaltungsziele zu erreichen, empfiehlt es sich, das Setting im Studio zu variieren. Das gilt insbesondere für ganztägige Veranstaltungen (z. B. Seminare, Weiterbildungen) und mehrtägige Online-Events. Abwechslung lässt sich mit Hilfe wechselnder Formate generieren. Nutzen Sie Keynotes, Panels, Diskussionsrunden in Beakout-Rooms und interaktive Tools wie z. B. Umfragen. Aus Studio-Sicht verhindern auch zahlreiche verschiedene Kameraperspektiven die visuelle Ermüdung der Teilnehmer.

The Place to be – Die Eigenschaften Ihres Studios sollte zu Ihnen passen

Je nachdem, wie lange Sie proben, verbringen Sie mindestens einen, oft zwei Tage im Studio Ihrer Wahl. Achten Sie also darauf, welche Annehmlichkeiten das Studio bietet. Mindestens eine Lounge zum Ausruhen sowie ein separater Catering-Bereich sollten vorhanden sein. Aus unserer Erfahrung können wir sagen: Ein wirklich erfolgreiches Online-Event braucht Raum. Die Größe des Studios insgesamt wie auch die Größe Ihres Sets entscheiden maßgeblich über Ihre gestalterischen Optionen. Soll es visuell beeindruckend sein, sollte das Studio zudem 180° bespielbar sein.

Das Eventformat als Kochrezept für starke Kommunikation

Erzählen Sie Geschichten mit Emotionen

Der Mensch ist ein emotionales Wesen. Wer seine Teilnehmer auf der Gefühlsebene abholt, kann sicher sein, dass sie über die Dauer der Veranstaltung engagiert dabei bleiben und sich gerne an das Event erinnern. Nicht zuletzt werden Dinge, die im Gehirn mit einer emotionalen Erfahrung verknüpft sind, nachweislich besser erinnert – ein ganz wesentlicher Punkt für alle Wissensvermittler (Coaches, Trainer, Ausbilder). Doch Vorsicht sei geboten, denn wer Emotionen nutzt, begibt sich auf dünnes Eis. Ist das Event-Script nicht gut durchdacht, kann es schnell over the top oder schlicht am Ziel vorbei gehen. Aus diesem Grund arbeiten wir mit professionellen Redakteuren, die unseren Online-Events einen durchgängigen roten Faden und den nötigen Feinschliff verpassen.

Interaktion und Involvement

Wer hat sich noch nicht auf einer Konferenz stundenlang berieseln lassen oder bei einem Fach-Vortrag in Gedanken den Essensplan fürs Wochenende geschmiedet? Kann man so machen, ist aber nicht das, was wir uns für Ihr Digital-Event vorstellen. Generell gilt: Bei Digital-Events müssen Sie sich noch mehr ins Zeug legen, um Ihre Teilnehmer bei Laune zu halten, denn meist sitzen sie alleine zu Hause vor ihrem Rechner. Auf die natürliche Dynamik von Präsenzveranstaltungen können Sie nicht bauen. Umso wichtiger ist die Implementierung von verschiedenen Interaktionsmöglichkeiten (sowohl der Teilnehmer untereinander als auch mit den Menschen im Studio). Das reicht von Umfragen über einen Chat (der natürlich professionell betreut werden will), geplante oder spontane Zuschaltungen bis hin zum Verschicken von Teilnehmer-Paketen im Vorfeld des Online-Events.

Vergessen Sie nicht: Life is live

Führen Sie Ihr Digital-Event unbedingt als Live-Veranstaltung durch. Nur so können Sie die vielfältigen Möglichkeiten der Interaktion mit den Teilnehmern überhaupt nutzen. Live bietet einen klaren Mehrwert. Alle Teilnehmer sowie die Personen im Studio sind zur gleichen Zeit dabei, können sich einbringen, kennenlernen und austauschen. Das Engagement aller Beteiligten ist live einfach höher. Live macht mehr Spaß, schafft Nähe und Verbindung und eröffnet Möglichkeiten, die Aufzeichnungen nicht bieten können.

Hochwertige Inhalte mit Relevanz

Was für Präsenzveranstaltungen gilt, gilt natürlich auch für Digital-Events: Was immer Sie vorhaben, sorgen Sie für hochwertigen Content. Niemand möchte seine Zeit verschwenden – weder in Präsenz noch online. Veranstalter sollten daher besonderes Augenmerk auf die Wertigkeit Ihrer Inhalte sowie die Aufbereitung derselben legen, um Teilnehmern ein sinnvolles Digital-Erlebnis zu ermöglichen. Hier unterstützen wir gerne mit all unserer InHouse-Expertise sowie mit externen Experten, die einen roten Faden durch Ihre Digital-Veranstaltung weben und Ihnen helfen, einen Spannungsbogen aufzubauen, der über die gesamte Dauer trägt. Das führt uns zum nächsten Punkt…

Relevanz anstelle von Extravaganz

Es ist keine leichte Aufgabe einen meist mehrstündigen Livestream so zu scripten, dass am Ende ein Event entsteht, das die Teilnehmer begeistert, und welches gleichermaßen technisch optimal umgesetzt werden kann. Deshalb empfehlen wir: Überlassen Sie alle technischen Fragen einem versierten Studio-Dienstleister. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und lassen Sie unnötiges Beiwerk oder „Füllstoff“ einfach weg. Die Aufmerksamkeitsspanne ist bei der Online-Teilnahme meist nicht so lang, weil die Menschen mehr Ablenkungen (zu Hause, im Home Office) ausgesetzt sind.

Technische Planung on Point

Einfach nur aufs Knöpfchen drücken und los geht der Livestream? Schön wär’s. In der Praxis steht hinter jeder erfolgreichen Digital-Veranstaltung eine exakte und sehr aufwendige technische Planung, die Set-Gestaltung, Licht, Video, Kamera, Ton, Regie, redundante Livestream-Technik, Teilnehmermanagement und vieles andere mehr umfasst. Mit unseren Technik-Profis im Rücken müssen Sie sich über all diese Dinge keine Gedanken machen – der Regieplan hält alle Fäden in der Hand!

Engagement von Zuhause mit Care-Paketen

Eine tolle Möglichkeit, die Wertigkeit Ihres Online-Veranstaltung zu erhöhen und im Vorfeld schon ordentlich Spannung aufzubauen, ist das Versenden von Teilnehmer-Paketen. Was Sie da reinpacken sollen? Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen interaktive Elemente, die Ihr Publikum aktiv mit einbeziehen. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Von Zauberutensilien, über Rezept-Zutaten, bunten Papieren bis hin zu Maßbändern – wir lassen uns etwas einfallen, das zu Ihrem Vorhaben passt.

Ein ausgeklügeltes Konzept ist das A & O

Gut geplant, ist halb gewonnen! Nehmen Sie sich das zu Herzen und lassen Sie die nötige Sorgfalt bei der Konzeption und Ablaufregie walten. Nichts ist schlimmer als unklare Abläufe, ungewollte Pausen und Irritationen am Live-Set. Ein stimmiges Konzept, das Ihren Zielen entspricht und ein detaillierter Ablaufplan verschaffen den Personen im Studio die nötige Sicherheit, die vor der Kamera einfach gut tut. Unsere Spezialisten unterstützen sie mit all ihrer Erfahrung rundum dabei.

Lassen Sie Pausen für sich wirken und planen genug davon ein

Bei mehrstündigen Digital-Events gilt es nicht nur das Programm selbst gut zu strukturieren, auch die generelle Zeit- und Pausenplanung gilt es zu berücksichtigen. Wie lange halten Ihre Teilnehmer im Block durch, bevor die Aufmerksamkeit in den Keller geht? Wie lassen sich Ihre inhaltlichen Einheiten so strukturieren, dass sich wohltuende Pausen integrieren lassen, ohne dass der Fluss der Veranstaltung gestört wird? Bedenken Sie, dass es passive und aktive Pausen gibt. Aktive Pausen können zum Beispiel kurze Bewegungseinheiten sein. Nutzen Sie alle Möglichkeiten einer guten Event-Struktur, um Ihre Teilnehmer motiviert und wach durch Ihre Veranstaltung zu führen.

Sebastian Bohner