Abwarten und Tee trinken oder umdenken und handeln?

Rückblickend hätten auch wir vielleicht schneller bereit sein müssen für Neues. Aber wer hätte gedacht, dass uns diese Pandemie so lange beschäftigen wird, wir definitiv nicht. Die Eventagentur die schrittmacher gibt es mittlerweile seit 18 Jahren und in den letzten Jahren hatten wir das große Glück, dass wir konstant wachsen konnten, beim Umsatz, bei der Anzahl der Veranstaltungen, personell…eigentlich lief alles richtig gut. Ein Weg, auf dem man sich hätte ausruhen können, Programme, die funktionieren, Abläufe die mehrfach erprobt sind und ein wachsender Stamm an wiederkehrenden Kunden. Doch dann kam das Virus.

Im Frühjahr 2020 wurden dann plötzlich die ersten Events verschoben, die Anfragen wurden weniger, bzw. blieben letztlich ganz aus und unser Optimismus drohte allmählich zu schwinden, dass es schon nicht so schlimm werden wird. Heute, fast 10 Monate später sind wir schlauer und froh, die letzten Monate genutzt zu haben, neue Wege zu gehen. Wenn auch nicht ganz freiwillig.

Das ist sicher auch der Punkt, der uns von vielen anderen Branchen unterscheidet. Viele Unternehmen verzichten aktuell auf Veranstaltungen, da diese in gewohnter Manier nicht stattfinden können und es an Mut oder Erfahrung, oder der Notwendigkeit fehlt, auf digitale Events zu switchen. Letztlich bringt diese Entscheidung ja sogar automatisch eine nicht unerhebliche Kostenersparnis mit sich – schließlich sind Events immer mit hohen Kosten verbunden, plus Reisekosten, ein ganzer Batzen, den das Unternehmen dank der Pandemie in der Bilanz sicher merken wird.

Doch was macht diese Entscheidung mit den Mitarbeitern, mit den Kunden, mit dem Vertriebsteam, das daran gewöhnt ist Zahlen und Ziele präsentiert zu bekommen, wie werden neue Produkte wahrgenommen und gelauncht? Ein halbes Jahr auszusetzen mit Veranstaltungen für eine größere Zielgruppe ist sicher vertretbar, auch der Wechsel zu Teams- oder Zoom- Meetings ist in vielen Bereichen eine akzeptable Option, doch so langsam wird glaube ich auch den Optimistischsten unter uns klar, dass wir auch im ersten Quartal 2021 noch weit weg sein werden von großen Präsenzveranstaltungen.

Daher unser Appell an alle die noch zögerlich sind: informiert Euch, lasst Euch beraten von uns und traut Euch! Digital ist nicht einfach, nicht billig, sehr aufwendig in der Vorbereitung, aber unfassbar spannend. Die Möglichkeiten, die sich hier bieten sind vielschichtig, sehr umfangreich und entwickeln sich in rasender Geschwindigkeit weiter. Aber es muss ja auch nicht immer die ganz große Bühne und das große Kino sein. Wichtig ist einfach nur, nicht abzuwarten bis alles wieder so ist wie es mal war, sondern bei Kunden, Partnern oder Mitarbeitern ein Zeichen zu setzen: Es gibt uns noch, wir bleiben am Ball und sind vorne mit dabei, egal ob digital oder hybrid, live oder aufgezeichnet. Einfach machen!

Wir haben das Glück einen Kunden begleiten zu dürfen, der wohl schon deutlich vor uns „Bereit für Neues“ war, und das auch in Zeiten der Pandemie unter Beweis stellt.

Die Landesbank Baden-Württemberg ist bereit für Neues

Wir finden, dass der gewählte Claim der LBBW aktuell besser denn je zu unserem langjährigen Kunden aus der Bankenbranche passt. Die LBBW steckt nicht den Kopf in den Sand und wartet, bis die Pandemie vorbei ist und man wieder Veranstaltungen wie davor durchführen kann. Kurzfristig wurde hier reagiert und bestehende Formate in Online-Events umgewandelt.

Fraglich ist für mich ohnehin, ob in 2021 reine Präsenzveranstaltungen mit 200 und mehr Teilnehmern überhaupt schon wieder stattfinden können – ohne, dass man hierfür gleich eine ganze Messehalle mieten muss. Und auch, ob das hybride nicht einfach als Lösung bestehen bleiben wird, um Reisekosten zu sparen und die Reichweiter zu erhöhen…aber das wird man wohl erst rückblickend irgendwann sehen. Wir sind uns sicher, dass es wieder reine Präsenzveranstaltungen geben wird, aber auch, dass digital oder hybrid auch ohne Corona eine weiter verbreitete Rolle spielen wird als noch in 2019. Alles was jetzt an Energie und Weiterbildung in diese Bereiche gesteckt wird ist also sicher eine Investition auch in die Zukunft, eine Chance neue Wege zu gehen, die sicher auch bestehen bleiben über die Ausnahmesituation hinaus.

Die Landesbank Baden-Württemberg ist seit vielen Jahren unser Kunde und wir begleiten die unterschiedlichsten Veranstaltungen, beratend und unterstützend im Projektteam. Letztes Jahr im November durften wir die erste „Kapinkon“ planen und durchführen, die Kapitalmarkt- und Investmentkonferenz, deren Zielgruppe ausschließlich Vorstände sind und die – so war es zumindest geplant – zukünftig einmal im Jahr in Frankfurt stattfinden soll. Aufgrund der Entwicklungen im Laufe des Jahres wurde die Veranstaltung bereits im Sommer auf das Frühjahr 2021 verschoben. Jedoch hat sich die LBBW auf dieser Entscheidung nicht ausgeruht, sondern spontan entschieden, dass es doch schon im November 2020 eine digitale Version der „Kapinkon“ geben wird, um die neue Veranstaltungsreihe im hart umkämpften Bankenmarkt zu etablieren. Aber auch, weil es definitiv eine Chance ist mit einer digitalen Veranstaltung Zeichen zu setzen und ganz vorne mit dabei zu sein.

Die digitale Kapinkon war in 5 verschiedene, spannende und unterschiedliche digitale Sessions über einen Zeitraum von 3 Wochen aufgeteilt. Ausschließlich mit Einladung konnte man sich auf der Event-Webseite registrieren und dort dann die Livestreams verfolgen. Parallel zur Webseite wurde eine App eingesetzt, die Interaktion ermöglicht und den Teilnehmer auch digital in das Geschehen einbinden kann. Als Plattform für die Eventwebsite und App dient der LBBW cvent, eine der bekanntesten Plattformen für Eventmarketing und Eventmanagement. Mit cvent kann vom Einladungsprozess über das komplette Programm, bis hin zur Feedbackumfrage alles abgewickelt werden. Wie es bei der Kapinkon hinter den Kulissen zu ging und die verschiedenen Formate haben wir in einem kurzen Film für Sie zusammengeschnitten. Vorhang auf:

Die Pandemie als Chance, neue Wege zu gehen

Die zweite Veranstaltung der LBBW die wir im November umsetzen durften war die „Digitale Wertpapierwoche“. Die digitale Variante einer Veranstaltung, die es seit mehr als 15 Jahren in immer ähnlicher Form unter anderem Namen als Präsenzveranstaltung gibt. Bei einer derart etablierten Veranstaltung, bei der ein großer Mehrwert die letzten Jahre das Netzwerken und gemeinsame Abendessen darstellte, war es um so wichtiger, die Zielgruppe abzuholen und zu erreichen, dass sie sich auf das neue Format einlässt.

Bei der Digitalen Wertpapierwoche wurden eine Woche lang jeden Tag zwei Slots ausgestrahlt, Live-Panels, Videomagazine, Webinare und Webcasts und zum Abschluss eine Filmpremiere. Ein spannendes und abwechslungsreiches Programm, jeder Slot maximal 45 – 60 Minuten, so dass die Teilnehmer auch dabeibleiben. Zudem wurden die Zuschauer aktiv in jede der Sessions eingebunden mit Hilfe von Live Pollings, Umfragen und der Möglichkeit Fragen über den Chat zu stellen. Die Resonanz war super, das Format kam richtig gut an und hat innerhalb der Veranstaltung auch für frischen Wind gesorgt. Das Feedback, welches wir im Nachgang bei den Teilnehmern eingeholt haben, spiegelt ganz klar wider, wie sehr es gerade in der aktuellen Situation geschätzt wird, wenn man den Menschen die Chance gibt, wenn auch rein virtuell, zusammen zu kommen.

Letztlich kann man die aktuelle Situation also definitiv auch als Chance nutzen, um Dinge zu hinterfragen, neu zu gestalten und zu verändern. Neue Wege zu gehen.

Ein klarer Vorteil bei einer rein digitalen Veranstaltung ist sicher auch, dass es eigentlich keine Limits gibt. Die Teilnehmerzahl ist relativ flexibel und auch Entfernungen spielen keine Rolle mehr, man kann also auch hier neu denken, in dem man zum Beispiel die Zielgruppe deutlich erweitert.

Auch die Digitale Wertpapierwoche haben wir in einem kurzen Film zusammengefasst, Film ab:

Rein digital, präsent oder hybrid – wie plane ich meine Konferenz in dieser unsicheren Zeit?

Bei dieser Frage ist der große Vorteil, dass es mittlerweile in ganz Deutschland zahlreiche Streaming-Studios gibt, bei denen man diese Entscheidung gar nicht zwingend bei der Planung der Veranstaltung bereits final treffen muss. Ein hybrides Event mit einem Teil des Publikums vor Ort oder eine rein digitale Veranstaltung, ganz ohne „echte“ Zuschauer, die physisch anwesend sind, macht hier im Grunde kaum einen Unterschied.

Der Nachteil ist, dass keiner weiß, wann wir wieder Schritte in Richtung (neue) Normalität machen können. Planbar ist somit nichts so richtig und das Beste ist, immer einen Plan B und C parat zu haben.

Hier kommen uns die Streaming Studios zu Hilfe, die plötzliche überall aus dem Boden zu sprießen scheinen. Meist ist es dort auch möglich, dass Publikum vor Ort dabei ist in einer begrenzten Anzahl und ein Catering ist auch kurzfristig schnell organisiert. Das Publikum real vor Ort ist für die anfallenden Kosten nachrangig, sofern das Studio diese Möglichkeit überhaupt bietet. Somit kann man von Anfang an zweigleisig planen, was in der heutigen Zeit ein riesiger Vorteil ist, da keiner weiß, wie sich Kontaktbeschränkungen und Reiseverbote weiter entwickeln werden.

Das ist der klare Mehrwert der klassischen Tagung im Hotel gegenüber, bei der man sich bei der Buchung bereits auf eine bestimmte Anzahl an Teilnehmern und damit automatisch Tagungspauschalen festlegt und somit nur mit hohen Stornierungskosten auf ein rein digitales Event umschwenken kann. Studios wie zum Beispiel das GATE22 in der Nähe des Stuttgarter Flughafens bieten hier volle Flexibilität bis zum Eventtag, denn die Personenzahl ist für die Preisgestaltung nicht relevant.

Technisch lässt ein solches Studio kaum Wünsche offen und man bekommt hier wesentlich mehr für sein Geld, als dies in einem Tagungsraum der Fall wäre. Auch handelt es sich bei den Tagungsräumen vieler Hotels auch um bereits leicht angestaubte und in die Jahre gekommene Räume mit oft gruseligen Teppichböden, so dass man hier nicht nur technisch, sondern auch was den Style angeht mal richtig Punkte sammeln kann durch den Wechsel in ein modernes Studio.

Weniger Kosten und kaum Aufwand?

Dass ein digitales Event allerdings weniger kostet, als eine Präsenzveranstaltung und man als Unternehmen so sparen kann und dennoch viel mehr Menschen erreicht, das ist allerdings ein großer Trugschluss! Außer natürlich man filmt mit der Handy-Kamera und verzichtet auf professionelle Unterstützung…

Auch für uns als Projektleiter bedeutet der Wechsel zu digitalen oder hybriden Lösungen nicht, dass wir weniger Arbeit und Aufwand haben, eher das Gegenteil ist der Fall. Es muss alles viel schneller gehen, viel mehr Menschen müssen abgeholt und in die Vorbereitung eingebunden werden, denn nur so kann jedes Zahnrad final auch in das andere greifen. Die Technik muss viel früher mit ins Boot geholt werden, vieles muss gemeinsam entschieden und abgestimmt werden, damit es auch funktioniert und man muss sich definitiv mit Dingen beschäftigen als Eventmanager, mit denen man bisher eher nichts zu tun hatte. Alles andere als trivial ist bei digitalen Veranstaltungen auch der Regieplan und die Ablaufregie, konnte man das bisher easy selber machen empfiehlt sich hier doch, sich professionelle Unterstützung zu holen und das Event nicht selber zu callen. Zumindest nicht beim ersten Mal.

Wir haben durch die beiden Veranstaltungsreihen der LBBW wahnsinnig viel dazu gelernt und können denke ich stolz sein auf das Ergebnis. Ein Learning ist, dass man für richtig coole digitale Events ein Netzwerk braucht, das gemeinsam funktioniert und so eindrucksvolle digitale Veranstaltungen entstehen, die begeistern und nachhaltig in Erinnerung bleiben. Mit b&b haben wir was die Technik einen verlässlichen und kompetenten Partner gefunden, auf den wir uns zu 100% verlassen können. Auch im Bereich Coaching und Moderation sind wir sehr froh einen der Pioniere digitaler Veranstaltungen mit an Bord zu haben. Cristián Gálvez schafft es mit seiner Energie und Lebendigkeit, dass man sich innerhalb kürzester Zeit als Star auf der großen Bühne fühlt und weiß, wann man in welche Kamera lächeln muss. Als Moderator ist Cristián die Wucht in Tüten und aktuell bei nahezu jeder digitalen Konferenz unserer Branche auf der Bühne dabei, bzw. in der Greenbox.

Wir sind stolz und glücklich ein so gut funktionierendes Team an der Hand zu haben, um auch mit Ihnen neue Wege zu gehen.

Lassen Sie uns ins Gespräch kommen und gemeinsam schauen, wie wir Ihre digitale Premiere inszenieren – wir freuen uns darauf!

Nadja Mende
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