Ein Tag als Eventmanager – aus der Sicht von Paula, duale Studentin bei der Eventagentur die schrittmacher

Viele fragen sich, wie der Tagesablauf eines Veranstalters eigentlich so aussieht, wie plant man ein Event und wie sieht die Durchführung anschließend aus? Fährt man nur zur Veranstaltung, hängt dort ein bisschen rum und geht dann wieder heim? Und wie viel Vorbereitung bedarf solch eine Veranstaltung? Oder wird die Veranstaltung einfach organisiert aber nicht vom Projektleiter durchgeführt?
Diese und weitere Fragen sind leicht zu beantworten, wenn man erst einmal in der Branche aktiv ist. Im Eventbereich ist es vor allem wichtig das Vertrauen der Kunden zu erhalten. Über das Internet ist das schwierig. Das Telefon bietet den Vorteil, wenigstens die Stimme des Gegenübers zu hören. Doch am Besten ist es natürlich dabei zu sein! Aus diesem Grund ist es immer gut, den Projektleiter auch bei der Veranstaltung dabei zu haben. Dies vermittelt dem Kunde ein Gefühl der Sicherheit. Der Projektmanager war im Vorfeld DER Ansprechpartner für die Kundenseite, hält alle Fäden in der Hand und hat alle notwendigen Informationen parat.

Der grobe Ablauf

Nachdem das Angebot vom Kunden bestätigt wurde, die Materialien aufgelistet wurden und die Mitarbeiter rekrutiert wurden, muss zunächst eingekauft werden. Wenn das ganz Material dann im Bus verräumt ist, macht sich der Trupp auf den Weg. Je nach Größe der Veranstaltung kommen mehr oder weniger Mitarbeiter mit. Die Fahrt dauert unterschiedlich lange. Da die schrittmacher deutschlandweit tätig sind fahren wir auch nach Hamburg, Köln oder München. Da dauert die Fahrt dann etwas länger.

Nach Ankunft am Veranstaltungsort werden erst einmal die Formalitäten geklärt. Welche Räumlichkeiten stehen zur Verfügung, um welche Uhrzeit gibt es Essen und was es sonst noch zu besprechen gibt. Bei Outdoor-Veranstaltungen müssen die Bereiche klar sein, in denen wir uns bewegen, aufhalten und veranstalten dürfen. Bei größeren Veranstaltungen und wenn die Location nicht bekannt ist findet selbstverständlich eine Vorreise statt. Bei den Veranstaltungsorten, die wir regelmäßig buchen ist dies oft nicht notwendig.

Ist alles mit den Zuständigen am Veranstaltungsort geklärt werden die Mitarbeiter instruiert seitens des Projektleiters. Nach Absprache wird dann aufgebaut. Je nach Veranstaltung und Aufgaben dauert der Aufbau ca. 1-3 Stunden. Bis die Gäste dann eintreffen wird noch kurz verschnauft und dann geht es auch schon weiter. Nach Ankunft der Gäste werden diese begrüßt und das Programm wird erläutert.

Einteilung in Teams und los geht´s mit dem Aktivprogramm

Nun werden die Teams eingeteilt. Nachdem sich diese zusammengefunden haben wird losgelegt. Die Aufgaben werden erklärt und die Teams müssen einen eigenen Lösungsansatz finden. Meine Aufgabe besteht in der Regel darin, die Teams zu unterstützen, ohne zu viel von einer möglichen Lösung preis zugeben. Nach Vollendung aller Aufgaben werden die Ergebnisse ausgewertet und ein Sieger steht fest. Die Teilnehmer freuen sich über den Sieg, doch auch die Zweit- und Drittplatzierten erhalten einen kleinen Trostpreis. Während die Gäste feiern und schmausen, oder sich langsam auf den Heimweg begeben ist für die schrittmacher leider noch kein Feierabend. Nun wird alles wieder abgebaut. Das brauchbare Material wird wieder ins Auto verladen und sicher verstaut. Körperlich manchmal eine sehr anstrengende Arbeit also nichts für Unsportliche. Das Auto ist voll, die Mitarbeiter aber dennoch voller Tatendrang. Ein guter Vorsatz für lange Autofahrten. Somit geht es dann wieder in die schöne Heimat zurück und dann natürlich…ins Bett!!

Solche Tage auf Veranstaltung machen Spaß, sind aber gleichzeitig anstrengend. Man muss belastbar sein und Geduld haben. Manchmal klappt nicht alles so, wie man es sich vorgestellt hat aber das wichtigste ist es, das Beste rauszuholen! Die Kunden sind zufrieden, dann sind wir es auch. Eine gelungene Veranstaltung steigert und erhält die Motivation und Ausdauer. Ich bin sehr froh, dass ich mich für die schrittmacher und den Eventbereich entschieden habe, da ich ständig neue Leute kennenlerne und viel in Deutschland herum komme. Events die mich begeistern begleiten darf und viel lernen kann von meinen erfahrenen Kollegen.

Die schrittmacher haben schon zahlreiche Veranstaltungen verschiedenster Art geplant und durchgeführt. Wagen auch Sie den Schritt und lassen Sie Ihre Firmenfeier, Weihnachtsfeier oder Ihr Teambuilding von uns planen und durchführen. Ich freue mich auf Ihre Anfrage.

Eventagentur die schrittmacher – Herzschlag für Veranstaltungen

Paula Pantleon

Paula Pantleon

Junior Projektleiterin bei die schrittmacher
"Jede Zusammenarbeit ist schwierig, solange den Menschen das Glück ihrer Mitmenschen gleichgültig ist"
- Dalai Lama
Paula Pantleon

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