Wann ist eine Konferenz erfolgreich?

Eine erfolgreiche Konferenz – sind die nicht alle gleich und laufen nach Schema F ab, so dass man gar nichts falsch machen kann? Weit gefehlt. Aber was versteht man eigentlich genau unter dem Oberbegriff Konferenz? Ein Raum voller Menschen, die auf eine Bühne blicken, auf der ein Redner steht und seinen Vortrag hält? Danach ein kleiner Snack und eine Diskussion über das Gehörte und ein wenig netzwerken? Auch, aber auch Tagungen ohne Vortragsredner, Kongresse zu bestimmten Themen und Sitzungen fallen unter diesen Oberbegriff. Eine Konferenz bedarf also durchaus auch einer guten Vorbereitung.

Klingt ja eigentlich nach einem simplen Programm. Doch eine Konferenz kann auch ganz schön schief gehen. Gelangweiltes Publikum, schlechter Redner und ungenießbares Essen. Dann ist es nicht gerade ein Erfolg und keiner wird im Nachgang von dieser Veranstaltung viel Gutes zu berichten haben. Wie lässt sich dies vermeiden?

Leider gibt es für Konferenzen, so wie für vieles andere auch, kein Patentrezept. Ob eine Konferenz gut ist oder nicht hängt von vielen unterschiedlichen Faktoren ab. Ist der Redner gut und kann seine Zuhörer fesseln und einbinden? Wie ist das Allround-Paket der Veranstaltung und um was für ein Publikum handelt es sich? Um alle glücklich zu machen muss man an all diese Dinge denken. Die schrittmacher als Fullservice Eventagentur haben selbstverständlich all diese Punkte im Blick und durch langjährige Erfahrung mit Firmenevents wissen wir, worauf es ankommt. Wir sorgen dafür, dass Ihre Konferenz ein durchschlagender Erfolg wird der nachhaltig in Erinnerung bleiben wird. Versprochen!

Das Feld nicht den Profil überlassen? Dann geben wir wichtige Tipps:

Alle wichtigen Punkte im Blick zu behalten ist nicht gerade die leichteste Aufgabe, vor allem dann wenn die nötige Erfahrung fehlt. Doch die folgenden vier Tipps sollten helfen, eine erfolgreiche Veranstaltung durchzuführen, auch wenn Sie die Fäden nicht komplett aus der Hand geben möchten.

Tipp Nummer 1 für erfolgreiche Konferenzen: Etwas tun, weil man spürt man kann nicht anders

In den 80er Jahren gab es die ersten Anzeichen, dafür dass Technologie, Entertainment und Design zunehmend zusammenwachsen. Doch das Netzwerk an Dienstleistern war zu diesem Zeitpunkt leider noch sehr klein gestrickt. Budget, Bühnenbild, Redner, Musik und Sponsoren wurden noch einzeln und eigenhändig ausgesucht und zusammengestellt. Der Austausch untereinander wurde aber bereits angeregt und man wollte den Menschen die neuen Entwicklungen zeigen. Es gab noch keinen Allround Service und keine Datenbank, aus der man sich die einzelnen Programmpunkte zusammensuchen konnte. Alles wurde auf das Detail genau mit Hingabe ausgesucht und organisiert. Veranstaltungen wurden wie Filme geplant. Die Reihenfolge der Redner stellte dabei die größte Herausforderung dar. Doch durch all diese kleinen und großen persönlichen Handgriffe wurde die Veranstaltung zu etwas Besonderem. Es wurde ein Event geschaffen, zu dem der Veranstalter selber gerne gehen wollte. Und trotz der zunehmenden Fortschritte in der Technik und Digitalisierung sollte ein solches Event mit Leidenschaft und Überzeugung geplant werden – das merken die Teilnehmer. 0815 und Schubladenkonzepte auf Knopfdruck langweilen.

Tipp 2 für eine Tagung die überzeugt: Das Normale loswerden

Konferenzen und andere Events hatten, früher wie heute, einen typischen Ablauf. Viele Redner verstecken sich hinter ihren Rednerpulten und lesen ihre Vorträge ab, zeigen zwischendrin ein paar Folien oder Bilder und kümmern sich nicht, dass die eine Hälfte des Publikums sich langweilt, und die Andere bereits schläft. Wer sich bei einer Konferenz langweilt lernt nichts und das sollte nicht der Fall sein. Wir verbannen das Rednerpult von der Bühne. Der Redner auf der Bühne wird somit gezwungen, ein Gespräch mit den Menschen vor ihm zu führen. Das führt auch dazu, dass die Vorträge nicht mehr so lang sind und das Publikum eher bei Laune gehalten werden. Die Redner werden zwar „verletzlicher“ durch das verschwundene Rednerpult, aber sie wirken dadurch ehrlicher und glaubwürdiger. Es soll der Dialog mit dem Publikum und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer gesucht werden. Der Zuhörer hat dadurch mehr Vertrauen in den Vortragenden, da er nicht nur stur einen Text vorliest, den jeder geschrieben haben könnte. Der Vortrag muss leben und mitreissen. Mit uns werden sich die Menschen um Plätze in Ihrer Konferenz reißen.

Tipp 3 für eine Konferenz die rockt: Redner aussuchen, die man selber gerne sehen würde

Es ist schwierig zu entscheiden, wen oder was das Publikum gerne sehen möchte. Die Interessen scheiden sich und Sie stehen vor der Entscheidung, welchen Redner Sie einladen. Sie wollen viele Menschen erreichen um viel zu bewirken. Doch das ist gar nicht notwendig. Es bringt nichts zu spekulieren, welchen Redner der Großteil gerne hören möchte. Sie sollten einen Redner einladen, den Sie auch gerne hören möchten. Von dessen Qualitäten Sie selbst überzeugt sind und der es schon einmal geschafft hat Sie zu fesseln und zu begeistern. Die meisten Planer von Konferenzen haben einen Publikumsstamm, der ihren Ansichten und Interessen ähnlich ist. Somit kann man darauf spekulieren, dass der Redner den Sie einladen auch Ihr Publikum begeistern wird. Der Anfang ist immer schwer, doch nach ein oder zwei Konferenzen wissen Sie was das Publikum will und was gut ankommt und was eher nicht. Meistens ist es am effektivsten, wenn man nicht versucht effektiv zu sein.

Tipp 4 für eine erfolgreiche Tagung: Es muss nicht immer Großes sein um etwas zu erreichen

Wenn man an eine Konferenz denkt, schweben einem große Hallen und Räume voller Besucher vor Augen. Die Denkweise, dass man viele Menschen erreichen muss um großes zu bewirken ist bei den meisten Organisatoren vertreten. Doch ein Event muss nicht groß sein um die erwünschte Wirkung zu erzielen. Wenn unter den 20 Besuchern Ihrer Konferenz einer ist, der bei Ihrem Vortrag eine neue Idee bekommt kann das mehr bewirken als einer unter Tausenden. Das Gehörte muss aufgenommen, verstanden und weiterentwickelt werden. Das kann auch von einigen wenigen bewirkt werden und muss nicht von einer riesengroßen Gruppe übernommen werden. Außerdem gibt ein kleines Event einen ganz anderen Eindruck ab. Die Intimität und die Bindung, die zwischen Menschen entsteht wäre auf einem großen Event nicht so stark. Der persönliche Kontakt ist oftmals viel mehr Wert als das Untergehen in einer anonymen Masse. Klein aber fein darf es ruhig auch mal sein.

Auch Konferenzen wollen gelernt sein

Übung macht den Meister. Je öfter Sie Konferenzen planen und durchführen, desto erfolgreicher werden sie. Sie als Veranstalter bekommen einen Sinn dafür, was Sie tun müssen um alle glücklich zu machen, Redner wie auch Publikum. Nach einer gewissen Zeit läuft alles wie von allein. Sie müssen nur noch den Redner engagieren und dafür sorgen, dass das Publikum mitbekommt, dass Sie wieder eine hervorragende Konferenz planen wie beim letzten Mal. Und wenn es mal nicht läuft wie es soll, dann gibt es ja auch noch uns. Wir unterstützen Sie natürlich wo wir nur können. Mit unserer Hilfe wird Ihre Konferenz zu einem vollen Erfolg, und Ihr Publikum kann die nächste Veranstaltung kaum abwarten.

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Paula Pantleon

Paula Pantleon

Junior Projektleiterin bei die schrittmacher
"Jede Zusammenarbeit ist schwierig, solange den Menschen das Glück ihrer Mitmenschen gleichgültig ist"
- Dalai Lama
Paula Pantleon

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