Full-Service – was ist das überhaupt?

Unter Full-Service werden Dienstleistungen verstanden, welche ein Gesamtpaket an Serviceleistungen umfassen. Im Bereich des Veranstaltungsmanagements kann hier die komplette Organisation des Events aus einer Hand gemeint sein -die Agentur kümmert sich beginnend mit dem Konzept um alles bis hin zur Rechnungsprüfung und Bezahlung der externen Dienstleister.

Eine Full-Service Agentur kümmert sich um das Programm, die Location, das gastronomische Angebot, Teilnehmermanagement und Einladungen. Es geht also vor allem darum, das komplette Dienstleistungs-Portfolio, welches sich ein Kunde wünscht, zu vereinen. Durch das zu Rate ziehen einer Full-Service-Agentur garantiert man einen reibungslosen Ablauf und vor allem keinen Stress und Ärger bei den Vorbereitungen für den Veranstalter selbst. Am Tag der Veranstaltung kann man dann selbst Gast sein auf dem eigenen Event, denn die Koordination liegt ja bei der gebuchten Agentur.

Die Kommunikation ist um einiges einfacher, wenn man einen zentralen Ansprechpartner bei einer Agentur hat und nicht alle einzelnen Dienstleister selber managen muss. Unter anderem verfügen Full-Service-Agenturen meist über ein großes Netzwerk an Partnern, die viele verschiedene Posten abdecken, und eine Eventagentur hat auch wesentlich mehr Erfahrung, was bei der Organisation alles zu berücksichtigen ist. So kann ein maßgeschneidertes Angebot aus Location, Catering und Programm zusammengestellt werden für den Kunden, das keine Wünsche mehr offen lässt. Die Kommunikationswege sind kürzer und die Umsetzung der Veranstaltung ist effizienter, wenn eine Full-Service-Agentur beauftragt wird.

Was verstehen wir darunter?

Wir als Eventagentur legen viel Wert auf den Full-Service Aspekt unserer Leistungen. Unsere Mission ist es, dem Kunden in jeder Hinsicht zur Seite zu stehen. In Bezug auf unsere Angebotserstellung sieht dies so aus, dass wir keine vagen Angaben machen, sondern die angefragten Leistungen direkt mit Preisen und Leistungen anbieten. Locations werden bereits angefragt für einen möglichen Termin, Caterer  um ein Angebot gebeten und auch mögliche Transfers werden gleich im Angebot berücksichtigt. Durch unsere langjährige Eventerfahrung ist es uns ein Anliegen, Kundenwünsche bereits zu erkennen, bevor der Kunde sie selbst kennt.

Fundament einer guten Full-Service Dienstleistung ist eine gründliche Vorbereitung und detaillierte Organisation der Veranstaltung. Dieser Grundsatz steht für uns an erster Stelle. Sowohl die Recherche im Vorfeld einer Veranstaltung, als auch die Durchführung der Veranstaltung erfordern ein hohes Maß an gründlicher und gewissenhafter Arbeit. Vor allem in der Recherchephase wird viel Zeit investiert und der Prozess kann sich meist über mehrere Monate ziehen. Hier gilt es vor allem alle Leistungen im Blick zu haben und für den Kunden logisch aufzuzeigen. Außerdem ist eine strukturierte Vorarbeit die Basis einer reibungslosen Veranstaltungsdurchführung.

Eingehende Anfragen werden bei den schrittmachern generell so schnell wie möglich beantwortet. Zunächst sollen mit einem Telefonat noch offene Fragen geklärt werden. Wichtig ist das Abfragen möcglichst aller Details, um eine schnelle Angebotserstellung gewährleisten zu können. Ein großer Knackpunkt ist immer die schnelle Einholung von externen Angeboten und das Erfragen von Kapazitäten. Vor allem in geschäftigen Zeiten benötigen Locations meist mehr Zeit um ein Angebot zu schicken, was wiederum zu einem Verzug in unserer eigenen Angebotserstellung führt. Dieses „Loch“ versuchen wir so gut es geht mit Erfahrungswerten zu füllen. Mit der Zeit haben wir ein Gefühl für die Preise von bestimmten Locations und können diese, zumindest zur Überbrückung, als Etatwerte angeben. Unser erstes Ziel ist es, alle Wünsche des Kunden zu erfüllen und ein Komplettpaket für die Veranstaltung zu liefern.

Welche Leistungen wir als Full-Service-Agentur bieten:

  • Konzepterstellung

    Individuelle Konzepterstellung nach Kundenvorgaben.

  • Locationsuche

    Recherche nach geeigneter Location für das Programm.

  • Vorbereitung

    Organisation und Vorbereitung des Programms vor Ort. Absprache mit Dienstleistern und Betreuern.

  • Durchführung

    Betreuung und Durchführung vor Ort durch Projektleiter und Scouts.

  • Externe Dienstleister

    Buchung externer Dienstleister wie Location, Catering, Deko und spezielles Equipment.

  • Material

    Bereitstellung von Material und Equipment zur erfolgreichen Durchführung.

Was uns besonders wichtig ist:

Die Hauptsitze unserer Agentur sind Stuttgart und Würzburg. Das hält uns aber nicht davon ab, auch Events außerhalb dieser Städte durchzuführen. Durch unsere deutschlandweite Tätigkeit erhalten wir viele Anfragen aus anderen Bundesgebieten. Dabei gilt es vor allem den Kunden davon zu überzeugen, die schrittmacher als Veranstaltungsmanager zu wählen, anstatt einer lokalen Eventagentur. Es ist uns wichtig, für jede Stadt und ihr Umfeld das notwendige Know-How zu haben, um unseren Kunden das bestmögliche Angebot machen zu können. Das Gleiche gilt für Auslandsreisen. Unser Angebot an Incentive Reisen ist breit gefächert von Island über Malta und Ibiza bis nach Holland und Tirol.  Egal ob Inseltour, Segeltrip oder Hundeschlitten fahren: Wir sorgen für das Programm, Sie müssen nur für die gute Laune und den Spaß da sein.

Auch die Jahreszeit spielt keine große Rolle. In der kalten Zeit bieten wir trotz der Temperaturen die richtigen Outdoor-Programme an. Von November bis März sind vor allem unsere Schneestürmer Programme ein großer Hit. Eine Hundeschlitten-Fahrt in Tirol kann Führungsqualitäten stärken. Wichtig ist es, das richtige Programm für den Kunden zu finden. Es gibt viele Menschen, denen macht die kalte Jahreszeit nichts aus, auch wir sind gerne draußen und bauen Iglus oder Schlitten.

Für uns ist es besonders wichtig, dass unsere Kunden sich wohl fühlen und die Leistung erhalten, die sie sich gewünscht und gebucht haben. Gerne überraschen wir auch mit Kleinigkeiten an die sonst keiner gedacht hätte und liebevollen Details, die das Event einfach rund machen. Wir machen keine halben Sachen. Events die begeistern – dafür schlagen unsere Herzen!

Paula Pantleon

Paula Pantleon

Junior Projektleiterin bei die schrittmacher
"Jede Zusammenarbeit ist schwierig, solange den Menschen das Glück ihrer Mitmenschen gleichgültig ist"
- Dalai Lama
Paula Pantleon